Dưới đây là các hướng dẫn chung cho việc hoạch định thời gian gửi thư mời:

Khi nào thì nên gửi thư mời?                    (tính trước so với thời điểm diễn ra lễ tiệc)
Thư mời ăn tối trang trọng                        3 đến 6 tuần
Thư mời ăn tối thân mật                           từ một vài ngày cho đến 3 tuần trước đó
Thư mời dự tiệc cocktail                           2 đến 4 tuần
Thư mời dự tiệc kỷ niệm                          3 đến 6 tuần
Thư mời dự tiệc Giáng sinh                     1 tháng
Thư mời ăn trưa hoặc tiệc trà                  từ vài ngày đến 2 tuần

Hãy bắt đầu với một vài chi tiết có liên quan. Ví dụ; “Chào anh Huy, chúng tôi dự định tổ chức một buổi họp mặt nhỏ vào tối thứ Sáu. Anh có thể tham gia với chúng tôi được không?”

Nên gửi từng thư mời cho mỗi vị khách.

Chỉ sử dụng thư mời điện tử cho các sự kiện thông thường.
Nhiều trang web cung cấp các mẫu “thiệp mời” để bạn có thể tự thiết kế, in ra và gửi qua thư hoặc thư điện tử một cách nhanh chóng.

• Tiệc thông thường: Với các buổi tiệc hoặc bữa tối thân mật, thư mời in sẵn có thể chấp nhận được.
• Tiệc ngoại lệ: Thư mời có thể là một thông báo thân mật hoặc cũng có thể dùng điện thoại hoặc thư điện tử (hãy nêu rõ ngày và giờ).
• Bữa tối rất trang trọng: Thư mời có thể được in hoặc được viết tay theo cách viết ở ngôi thứ ba.
• Tiệc trang trọng (Black Tie): Nếu muốn khách dự tiệc ăn mặc lịch sự thì chủ tiệc nên nêu rõ trong thư mời. Dòng chữ “Black Tie” (cà-vạt đen) được viết ở góc bên phải phía dưới của thư mời.

Thư mời trang trọng thường được in dưới hình thức thiệp mời. Kiểu chữ in phụ thuộc vào sở thích cá nhân, nhưng cách trình bày càng đơn giản, thông điệp càng rõ ràng.
Chỉ sử dụng dấu chấm khi có các từ cần tách trong cùng một dòng, và dưới dạng viết tắt nhất định, chẳng hạn “Mr.” hoặc “R.S.V.P.”
Khi thư mời ăn trưa hoặc ăn tối trang trọng được viết tay (thay vì được in), thì địa chỉ nhà hoặc gia huy nên được in sẵn trên giấy viết thư màu trắng hoặc màu kem. Từ ngữ và khoảng cách phải theo đúng tiêu chuẩn của thư in. Thư mời nên được viết tay chứ không nên đánh máy. Nếu địa chỉ trả thư trên phong bì không trùng với địa chỉ nhận thư trả lời, địa chỉ nhận thư trả lời phải được viết bên dưới dòng R.S.V.P., ở góc trái của thư mời. Các hồi đáp được chuyển cho cá nhân, hoặc các cá nhân phát thư mời. Khi được gửi kèm với thư mời, thư phản hồi nên được sử dụng để hồi đáp thay vì thư trả lời viết tay.

Thư mời ăn tối trang trọng và riêng tư được viết ở ngôi thứ ba là điều bất thường.
Với những bữa ăn tối mang tính chính trị và công quyền, bạn nên sử dụng thư mời trang trọng.
Thư mời ăn trưa thường được thực hiện qua điện thoại. Với một bữa trưa rất trang trọng, nên sử dụng thiệp mời in, đặc biệt nếu đó là bữa trưa để tỏ lòng trân trọng với người nào đó. Tuy nhiên, một thư mời ăn trưa trang trọng thường ở dạng thông báo cá nhân hoặc thư mời in sẵn hơn. Thư mời thường được gửi qua đường bưu điện trước ít nhất 2 tuần.

Phản hồi và từ chối

“R.S.V.P” xuất phát từ câu tiếng Pháp “repondez s’il vous plait”, có nghĩa “xin vui lòng phản hồi” và thường được viết trong thư mời. Cách khác là viết “Chỉ phản hồi khi không tham dự” vào thư mời. Nếu một người không phản hồi dòng R.S.V.P và thời hạn phản hồi đã qua, bạn có thể gọi họ để biết được câu trả lời. Một người nhận thư mời có dòng R.S.V.P cần phải trả lời ngay khi có thể. Đối với thư mời được viết ở ngôi thứ ba, thì thư phản hồi cũng phải được viết ở ngôi thứ ba.

Nếu thư mời viết “Chỉ phản hồi khi không tham dự”, thì đừng gửi thư hay gọi điện thoại để trả lời đồng ý, trừ trường hợp bạn có điều gì đó cần thảo luận với chủ tiệc. Đôi khi, bạn không thể trả lời “Đồng ý” ngay lập tức vì các mâu thuẫn tạm thời. Nếu bạn được mời đến một bữa tiệc thân mật và bạn có mối quan hệ thân thiết với chủ tiệc, hãy thoải mái gọi điện thoại cho chủ tiệc và giải thích: “Mình rất muốn tham dự, nhưng có lẽ mình phải đi Hà Nội công tác. Liệu mình có thể xác nhận với bạn trong vòng một, hai ngày?” Tuy nhiên, nếu bữa tiệc mang tính chất trang trọng và việc trì hoãn trả lời của bạn có thể ảnh hưởng đến việc lên kế hoạch của chủ tiệc, thì bạn cần từ chối lời mời ngay từ đầu: “Thực lòng mình không muốn bỏ lỡ bữa tiệc, nhưng có lẽ mình phải đi Hà Nội rồi. Rất cảm ơn bạn đã mời mình.”
Nếu bạn không có kế hoạch khác nhưng muốn từ chối lời mời, đừng nêu ra lý do khi được hỏi, thay vào đó hãy nói “Mình thành thật xin lỗi, nhưng vào hôm đó mình lại bận mất rồi.” Như vậy, bạn có thể sẽ nhận được một lời mời vào dịp khác.

Hỏi về thiệp mời

Đừng bao giờ đề nghị chủ tiệc gửi thiệp mời cho chính bạn. Cũng đừng nên đưa ra đề nghị sẽ dẫn thêm ai đó đến một bữa ăn hoặc bữa tiệc.